「家を売るとき、どんな書類が必要？」「権利証や図面が見つからなくても相談できる？」。不動産売却では、価格や時期とともに、必要書類の準備も気になるところです。

こんにちは。札幌市豊平区平岸の不動産会社、Akari Estate株式会社の佐藤幸三です。

売却に必要な書類は、土地・戸建て・区分マンション・収益物件といった物件の種類や、住宅ローン・相続・共有名義の有無によって異なります。

最初からすべてをそろえる必要はありません。まずは手元にある資料を確認し、不足しているものを不動産会社や司法書士と整理することが大切です。

1．準備時期別｜不動産売却に必要な書類一覧

以下は一般的な目安です。すべての取引で全書類が必要になるわけではありません。原本・写しの別、必要部数、取得年度、発行時期は、担当者に確認してから準備しましょう。

2．権利証・登記識別情報・本人確認書類

登記済権利証・登記識別情報通知書

一般に「権利証」と呼ばれる書類です。取得した時期や登記手続きによって、登記済証または登記識別情報通知書をお持ちの場合があります。

売却時には、通常、司法書士が確認し、所有権移転登記の手続きで使用します。売主様の権利証を買主様へ渡すだけで、名義が変わるわけではありません。

登記が完了すると、原則として買主様には新たな登記識別情報が通知されます。登記完了までの期間は、申請内容や法務局の処理状況によって異なります。

登記識別情報の番号は重要な情報です。査定資料として不用意に開封・撮影・送信せず、確認方法は担当者や司法書士の案内に従ってください。

登記事項証明書と権利証は別のものです

登記事項証明書（登記簿謄本）は、所有者や抵当権などの登記内容を確認する資料です。権利証・登記識別情報とは別のもので、登記事項証明書を取得しても、紛失した権利証の代わりになるわけではありません。

権利証が見つからない場合

登記済権利証は再発行されず、紛失した登記識別情報も再通知されません。ただし、紛失したからといって、直ちに売却できなくなるわけではありません。

司法書士などの資格者代理人による本人確認情報の提供や、事前通知など、別の確認手続きが検討されます。取引日程に合う方法、必要な面談・資料・費用を早めに相談しましょう。

参考：法務局「不動産登記のよくあるご質問等」

実印・印鑑証明書

通常の個人間売買の所有権移転登記では、売主様の実印と印鑑証明書を準備します。登記申請に添付する売主様の印鑑証明書は、原則として作成後3か月以内のものが必要です。

早すぎる取得は取り直しにつながるため、決済日と司法書士の案内に合わせて用意してください。契約時にも求められる場合があるので、必要部数も確認しましょう。

共有不動産の全体を売却する場合は、通常、共有者それぞれの本人確認と登記関係書類が必要です。海外在住や代理手続きなどでは準備が異なります。

本人確認書類

運転免許証やマイナンバーカードなど、本人確認に使える書類を準備します。使用できる書類や追加資料は、不動産会社・司法書士・金融機関の確認方法によって異なります。

パスポートは種類によって住所欄がなく、追加の住所確認資料を求められる場合があります。マイナンバーカードを本人確認に使う場合も、個人番号が記載された裏面を必要なく送付しないようにしてください。

登記上の住所・氏名と現在の情報が違う場合

住民票、住民票の除票、戸籍の附票、戸籍関係書類などで変更の経緯を確認します。複数回の転居や氏名変更がある場合は、現在の住民票だけではつながりを確認できないことがあります。

住民票に、すべての用途で共通する「発行後3か月」という期限があるわけではありません。登記の内容や提出先に合わせて、取得する書類と発行時期を確認してください。

出典：法務省「住所等変更登記の義務化について」

3．固定資産税の通知書と評価証明書は、用途を分けて確認

納税通知書・課税明細書

固定資産税・都市計画税の納税通知書と課税明細書は、対象不動産、評価額、課税標準額、税額などを確認する資料です。土地・建物それぞれの明細が分かるページを用意してください。

売買では、固定資産税等を売主・買主間で日割り精算することが一般的ですが、これは売買契約上の取り決めです。自治体に対する納税義務が、引渡日から自動的に買主へ分割されるわけではありません。

精算の起算日、対象期間、引渡日の扱いなどを契約で確認します。

固定資産評価証明書・課税証明書

評価額を確認する証明書と、税額を確認する証明書は用途が異なります。通知書が見つからない場合も、何を確認するための資料かによって取得する証明書を選びます。

札幌市では、市税事務所などで必要な証明を請求できます。代理取得には委任状などが必要になる場合がありますので、窓口・請求資格・必要書類を確認してください。

また、固定資産評価額は、売却価格や金融機関の融資上限と同じではありません。融資は物件の担保評価だけでなく、借入希望者の収入、返済計画、金融機関の基準なども含めて判断されます。

参考：札幌市「市税の証明と閲覧」

4．図面・確認済証・検査済証・境界資料

間取り図・建築設計図書・工事記録

間取り図、配置図、平面図、設備図などは、物件の説明やリフォーム検討に役立ちます。購入時の資料、施工会社・設計事務所から受け取ったファイルを確認しましょう。

図面があっても、増改築などで現況と違う場合があります。違いが分かっている箇所や過去の工事は、担当者に伝えてください。

行政が保管する建築計画概要書などと、詳細な設計図書は別の資料です。行政で確認できる資料は、建築時期や保管状況によって異なります。詳細な間取り図や設計図書を取得できるとは限りません。閲覧・取得できる資料の範囲を確認しましょう。

確認済証と検査済証は、確認する時点が異なる

• 確認済証：建築計画について、対象となる法令への適合を確認した際に交付される書類
• 検査済証：完了検査を受け、対象となる法令への適合が認められた際に交付される書類

どちらも重要ですが、存在するだけで、その後の増改築を含む現在の状態まで保証するものではありません。

札幌市では、確認済証・検査済証の再発行は行っていません。交付記録が確認できる場合は、その事実を証明する台帳記載事項証明書の取得を検討します。

検査済証を紛失した場合と、そもそも完了検査を受けていない場合は、分けて確認が必要です。台帳記載事項証明書を取得すれば、未実施の検査を受けたことになるわけではありません。

検査済証がないことだけで売却できないと決まるものではありませんが、買主の融資や建物調査に影響する場合があります。募集前から状況を整理しましょう。

出典：札幌市「建築物に関するQ＆A／よくある質問と回答」

公図・地積測量図・境界確認書

土地・戸建ての売却では、面積や境界を確認する資料が重要です。法務局で取得できる公図や地積測量図と、所有者が保管する境界確認書などを確認します。

地積測量図が備え付けられていない土地もあります。また、境界確認書は通常、法務局で一律に取得できる書類ではありません。

古い測量図があるだけで、現在の境界や隣接地との認識がすべて確認できるとは限りません。境界標、越境物、道路との関係、売買契約上の条件を踏まえ、必要に応じて土地家屋調査士へ相談します。

測量や隣接所有者との確認には時間が掛かることがあるため、土地の資料は早い段階で確認しましょう。

5．物件の種類によって追加する書類

区分マンション：管理規約・使用細則・修繕関係資料

区分マンションでは、お部屋の状態に加え、建物全体の管理状況を確認します。

• 管理規約・使用細則
• 管理費・修繕積立金・その他の費用が分かる資料
• 長期修繕計画、大規模修繕の実施履歴
• 費用改定や工事予定に関する総会資料など
• 駐車場・駐輪場・トランクルーム等の契約資料

不足する資料や最新情報は、管理組合・管理会社へ確認します。管理に関する重要事項調査報告書などは、不動産会社を通じて取得を進めることがあり、費用や日数が掛かる場合があります。

駐車場などは、売主様が利用していても、その契約を買主様がそのまま引き継げるとは限りません。最新の規約と空き状況を確認しましょう。

賃貸中の戸建て・一棟アパート・マンション

入居者がいる収益物件では、物件そのものに加え、賃貸契約と管理の引継ぎに必要な資料を整理します。

• 各入居者の賃貸借契約書、更新・変更に関する合意書
• レントロールと入金状況が分かる資料
• 敷金・預り清掃料などの預り金明細と保管先
• 家賃保証契約、管理委託契約、設備リース等の契約
• 修繕履歴、点検報告書、未対応の修理依頼
• 電気・ガス・除排雪など、引継ぎを検討する契約

資料が売主様の手元にあるのか、管理会社が保管しているのかも確認してください。入居者の個人情報は、取引に必要な範囲と適切な方法で取り扱います。

相続した不動産・共有不動産・未登記部分がある建物

相続登記が済んでいない場合や共有者がいる場合は、必要書類や手続きが増えることがあります。戸籍、遺言書、遺産分割協議書など、どの資料が必要かを司法書士に確認しましょう。

相続登記には申請期限があります。相続によって不動産を取得したことを知った日から、原則として3年以内に相続登記の申請が必要です。2024年4月1日より前に相続による取得を知っていた未登記の不動産は、原則として2027年3月31日までに申請する必要があります。売却を予定している場合は、期限を待たず、早めに司法書士へご相談ください。

出典：法務省「相続登記の申請義務化について」

増築部分や別棟の車庫などが未登記の場合も、早めに伝えてください。現況と登記の確認や、土地家屋調査士による対応が必要になる場合があります。

耐震診断・石綿調査・住宅性能評価などの資料

耐震診断報告書、石綿（アスベスト）に関する調査報告書、住宅性能評価書、地盤調査報告書、既存住宅の調査報告書などがあれば、担当者へ提示してください。

これらは調査時点・対象・方法がそれぞれ異なり、書類があるだけで建物全体の安全性を一律に保証するものではありません。結果と指摘事項、その後の対応を確認します。

また、売却のたびにすべての調査を新たに行う必要があるとは限りません。買主の希望、建物の状態、今後の改修・解体計画などを踏まえて検討しましょう。

6．住宅ローン・引渡し・設備に関する資料

ローン残高が分かる資料と、抵当権抹消の準備

住宅ローンなどが残っている場合は、残高証明書、返済予定表、金融機関の残高照会資料などを確認します。

ただし、資料に記載された残高と、決済日に必要な完済金額が一致するとは限りません。経過利息や繰上返済手数料なども含め、金融機関に決済予定日の返済額と必要な手続きを確認してください。

抵当権が設定されている場合は、その抹消に必要な書類の受け取りと登記を調整します。完済済みでも抵当権の登記が残っていることがあるため、登記内容を確認しましょう。

売却代金だけで完済や諸費用の支払いができない可能性がある場合は、契約前に資金計画と対応方法を相談してください。

物件状況等報告書・設備表

不動産会社が用意する書式に、雨漏り、漏水、修繕履歴、設備の故障など、把握している状況を記入していただくことがあります。

分からないことを推測で「問題なし」とせず、不明な点は不明として伝えましょう。過去の修理請求書や工事記録があれば、説明の助けになります。

設備の説明書・保証書・鍵など

給湯器、暖房、エアコン、換気設備などの取扱説明書や保証書をまとめておきます。札幌の戸建てでは、融雪槽やロードヒーティングなどの資料も確認したいところです。

引渡しに向けて、鍵・リモコン・設備の操作方法と、どの設備を残すのかを整理しましょう。保証や保守契約は、買主に承継できるかも確認します。

購入時の売買契約書や領収書などは、売却後の税務確認に使うこともあります。買主へ資料を引き継ぐ場合も、売主様が必要とする記録まで処分しないよう、原本と控えの保管方法を担当者に相談してください。

7．書類が見つからないときは、早めの確認が大切です

私が売却のお手伝いをする際にも、「あの資料は保管しているはず」と伺っていたものが、実際に探してみると見つからないことがあります。

早い段階で分かれば、取得先への確認や代替手続きの検討を進めやすくなります。「あるはず」ではなく、一度ファイルを開いて現物を確認することをおすすめします。

資料がない場合でも、すべてを同じ内容で再取得できるとは限りません。不足している事実を共有し、取引への影響と必要な対応を整理していきましょう。

不動産売却の必要書類に関するよくある質問

Q．書類がそろっていなくても査定を依頼できますか？

A．はい。まずは所在地や物件の概要、手元にある資料をお知らせください。ただし、資料や現地の確認状況によって査定の精度は変わるため、不足資料を確認しながら進めます。

Q．権利証をなくしたら売却できませんか？

A．紛失しただけで直ちに売却できなくなるわけではありません。再発行はできませんが、司法書士などによる本人確認情報の提供など、別の手続きを検討します。費用や日数が掛かるため、早めに相談してください。

Q．印鑑証明書と住民票は、どちらも3か月以内ですか？

A．通常の所有権移転登記で添付する売主の印鑑証明書は、原則として作成後3か月以内です。一方、住民票にはすべての用途に共通する3か月の期限はありません。提出先と手続きに合わせて確認してください。

Q．検査済証がない場合、札幌市で再発行できますか？

A．札幌市では再発行していません。交付記録が確認できる場合は、台帳記載事項証明書の取得を検討します。紛失した場合と、完了検査を受けていない場合は分けて確認が必要です。

Q．固定資産評価額が売却価格や融資上限になりますか？

A．なりません。固定資産評価額、実際の売却価格、金融機関の担保評価は同じではありません。融資は借入希望者の収入や返済計画なども含めて判断されます。

Q．不動産会社に書類の取得をお願いできますか？

A．取得できる資料もあります。書類によって委任状や本人確認、手数料などが必要になるため、依頼できる範囲と費用を事前に確認してください。

まとめ｜保管場所の確認は早めに、証明書の取得は時期を合わせて

権利証、建築資料、境界資料、購入時の契約書などは、売却を考え始めた段階で所在を確認しておくと安心です。

一方、印鑑証明書や年度指定のある税証明などは、早く取得しすぎると取り直しになる場合があります。必要な時期・種類・部数を確認してから準備しましょう。

不動産売却は、書類を集めるだけでなく、その内容と現況を確認することも大切です。当社では、売主様のお手元の資料を一緒に整理し、必要に応じて司法書士や土地家屋調査士などと連携して進めます。

札幌の不動産売却・必要書類のご相談

「この書類で足りるか見てほしい」「相続した家の資料が分からない」「ローンが残っているけれど売却を相談したい」。そのような段階から、お気軽にご連絡ください。

アカリエステートでは、査定から販売活動、契約、引渡しまでお手伝いします。当社で取得できる資料は、委任状や費用などを確認したうえで取得をサポートします。

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